Менеджеры в ресторане – незаменимая помощь директору

Личный счётНа что живут офис-менеджеры

Сотрудница, которая следит за порядком, рассказала о своей зарплате, тратах и невозможности взять больничный

The Village продолжает рассказывать, как люди разных профессий планируют свой бюджет. В новом выпуске — офис-менеджер. Этот сотрудник следит за тем, чтобы вся техника исправно работала, в кулерах была вода, в кофеварке — зерна, а в принтерах — бумага. Часто офис-менеджер еще и выполняет обязанности секретаря и личного помощника — регистрирует корреспонденцию, разбирается с документооборотом или выполняет поручения руководителя. При этом обычно труд офисного помощника остается незаметным для остальных сотрудников. Мы узнали у девушки, которая работает офис-менеджером в крупной компании, как она справляется с десятком разных дел и тратит заработанные деньги.

Офис-менеджер

45 000 рублей в месяц

Расходы

12 000–20 000 рублей

5 000–6 000 рублей

6 000–8 000 рублей

5 000–10 000 рублей

Работа для девушки

Раньше я жила с родителями в другом городе, у нас была хорошая квартира, а у меня — своя комната и даже гардеробная. В Москву я переехала за мужчиной: ему предложили здесь работу, и я, вспомнив о примере жен декабристов, конечно же, последовала за ним. Вообще, мы с семьей часто переезжали из одной квартиры в другую, и для меня это было легко и привычно. Я собралась буквально за два дня, родителям рассказала о своем переезде в самый последний момент и поехала в Москву.

До этого у меня уже был немаленький опыт работы. Я занималась продажами, успела поработать в нескольких крупных банках, была секретарем и помощником. Я подумала, что в Москве меня вряд ли сразу же возьмут менеджером по продажам, да и мне самой больше не хотелось заниматься вещами, которые требовали бы напора и агрессии, как те же прямые продажи. Мне нужна была работа не столько для заработка, сколько для того, чтобы не сидеть дома. Я подумала, что офис-менеджер — это как раз подходящая должность для молодой девушки: меня особо не будут напрягать коллеги, можно будет приходить и уходить в одно и то же время и избегать стресса.

Я сходила на собеседования в три компании, и везде меня готовы были взять. У моего мужчины в Москве работа в сфере продаж в IT-компании, потому я тоже выбрала фирму, связанную с технологиями. В другом месте зарплату предлагали даже выше, но здесь мне понравился и руководитель, и HR-менеджер, и вообще коллектив показался отличным. На первых порах меня в курс дела вводила моя предшественница — девушка, которая проработала на позиции офис-менеджера шесть лет.

Незаменимая помощница

Я прихожу к десяти часам. Обычно в это время бухгалтерия уже на месте, но из кабинета, чтобы, например, встретить курьера, они не выйдут. Потому опаздывать нельзя, иначе никто не примет корреспонденцию, которой может быть довольно много. Ухожу я обычно в семь часов вечера, но иногда могу и задержаться.

Я занимаюсь обслуживанием офиса, но, естественно, не делаю все своими руками. Если что-то сломалось или может скоро закончиться, то просто звоню в компании, которые с нами работают, чтобы прислали мастера или привезли продукцию, а потом оформляю на это документы. Иногда эти компании я нахожу сама. Как-то мне даже удавалось найти фирмы, которые чинили нашим сотрудникам телефоны за пару дней, хотя до этого процесс ремонта и согласования мог тянуться месяцами.

Также в мои обязанности входит встреча в офисе гостей, приготовление кофе, сопровождение руководителя на конференции. Я еще отвечаю за все командировки и корпоративы: заказ билетов, аренду помещения, оформление документов для контрагентов.

Я чувствую на себе определенную ответственность: если я что-то сделаю не так или не успею, нарушится устоявшийся климат всего офиса. Работа всей компании и не остановится, но будет идти медленнее и труднее. Как-то я заболела и не была в офисе несколько дней, и тогда наш курьер просто привез ко мне домой рабочий ноутбук. В квартире, которую мы снимаем, телефон ловит сеть не очень хорошо. А он у меня просто разрывался от звонков и писем по работе. Чтобы всем отвечать, пришлось бы положить телефон на подоконник, где лучше всего связь, и постоянно сидеть рядом, чего с температурой мне делать совсем не хотелось. Тогда я сама предложила отправить мне из офиса курьера с ноутбуком, чтобы я могла решать какие-то рабочие задачи, буквально не вылезая из кровати.

Не только кофе

Офис-менеджер — это такой «универсальный солдат», на которого валится работа со всех сторон и отделов. При этом в трудовой книжке у тебя будет запись о том, что ты работала офис-менеджером, и все будут думать, что ты всего лишь кофе приносила. На самом деле ты и помощник руководителя, и бухгалтер, и секретарь. Все же должны быть правила, регламент и у каждого сотрудника свои задачи, а то офис-менеджеру часто приходится делать все и за всех.

У нас большая компания, но персонала, который бы занимался всякой рутиной, как раз и не хватает. Если на какой-то отдел идет много нагрузки, то меня просят позвонить клиентам или помочь с документами — это не проблема. Но когда я устраивалась сюда, мне казалось, что мои задачи будут именно нетривиальными и разнообразными, а получилось, что на меня навалилась куча бумажной волокиты.

В компании есть один бухгалтер и один делопроизводитель, у них много обязанностей и нет помощников. Получается, что единственный человек, на кого можно что-то перевалить, — офис-менеджер. Когда заходишь к ним в кабинет, на столах лежат гигантские горы бумаг, и люди к этому привыкли. А я перфекционист и отличница — пока не сделаю всю работу и не разгребу бумаги, не ухожу. Так и бывает, что засиживаюсь с документами, и от такой работы уже начинает болеть шея. К тому же мне кажется неправильным, что через руки человека на достаточно низкой позиции офис-менеджера проходит столько информации, в том числе и связанной с финансами.

Я по образованию психолог и потому умею избегать конфликтов и находить общий язык с людьми. Если меня просят сделать то, что не входит в мои обязанности, но действительно нужно компании, то я, конечно, все выполню. Если же я понимаю, что на меня пытаются свалить чужие дела, то не отказываюсь, но начинаю задавать много уточняющих вопросов и так ухожу от этой работы.

Такого, чтобы руководитель просил сделать что-то лично для него, у меня не было. Заказать билеты в отпуск, забрать вещи из химчистки, забронировать столик в ресторане — этим всем должен заниматься уже личный помощник начальника, а вовсе не офис-менеджер. Но у таких личных помощников обычно и другая зарплата.

Слишком свободный дресс-код

Я долго работала в банках, и от дресс-кода очень устала. Там можно было носить только черное и серое, темно-синий деловой костюм уже был под запретом. Не было никаких послаблений даже по пятницам, хотя в других компаниях обычно разрешали приходить в джинсах. Первое, что я сделала, когда уволилась из банка, сожгла на костре свой надоевший рабочий пиджак.

Сейчас дресс-кода у нас нет, все сотрудники компании одеваются очень свободно: кеды, джинсы, футболки, цветастые юбки. Даже те сотрудники, кому около 40 лет, выглядят очень расслабленно — могут приходить на работу в шортах, футболке и кепке. Рубашки носят только некоторые люди из руководства — и то надевают специально сшитую рубашку с логотипом нашего бренда на выступления или пресс-конференции.

Мне кажется, что слишком много свободы в отношении внешнего вида быть не должно. Полное отсутствие дресс-кода вносит некоторый хаос и не способствует дисциплине. Конечно, мы все тут за аджайл и исповедуем принцип «делай что хочешь, только будь эффективным», но люди иногда позволяют себе ходить на работу в стоптанных балетках или старых джинсах. Хочется, чтобы все вокруг выглядели просто прилично, сейчас я даже немного скучаю по деловому стилю одежды. Я, наверное, консерватор в этом вопросе.

Доход

Мой ежемесячный заработок — около 45 тысяч рублей. Вся зарплата белая, и без вычета налогов выходит примерно 52 тысячи. Еще у нас под Новый год была полугодовая премия — тоже 45 тысяч. Иногда нам дарят подарки партнеры или гости. В основном это чай, конфеты, алкоголь. В компании разрешено иногда брать вещи с нашим логотипом. У меня уже есть толстовка, термокружка, плед. Также у нас корпоративные сим-карты, так что за мой телефон платит компания.

Каких-то офисных бонусов у нас не так много, как хотелось бы. К примеру, я бы не отказалась от дополнительного медицинского страхования. Бесплатных обедов у нас нет, компания обеспечивает только напитки и закуски. Занимаюсь всем этим я — от моего выбора зависит, какие продукты будут есть все сотрудники. Я стала заказывать больше фруктов, в офисе появились овощи. Так что многие теперь приносят с собой только основное блюдо, а овощи из офиса добавляют как гарнир.

Расходы

Квартиру мы снимаем за 35 тысяч рублей, а с учетом коммунальных платежей и домашнего интернета выходит около 38 тысяч. Но эти расходы полностью взял на себя мужчина. На питание у меня уходит примерно 20 тысяч. Это и продукты, которые я покупаю домой, и обеды в столовой, и походы в кафе и рестораны. Если других расходов много, то на питании могу сэкономить и потратить на него тысяч 12.

На работу я обычно доезжаю на метро, но иногда беру каршеринг. Я училась водить машину в своем родном городе, где движение, конечно, не такое, как в Москве. Но надо понемногу практиковаться, и я это делаю на машинах каршеринга. Пользуюсь этим сервисом пока не слишком часто — пару раз в неделю. Конечно, каршеринг — это совсем не способ сэкономить, а только возможность побыть в комфорте по дороге на работу или домой. Так на транспорт трачу примерно тысяч 6.

За ипотеку родителей я плачу 7 тысяч рублей. Я сама решила, что буду им помогать. Ипотеку придется выплачивать еще восемь лет, но надеюсь, что вместе мы закроем ее быстрее. У меня породистый кот, он ест только специальный корм. На кота уходит примерно 4 тысячи.

На косметику и уход за собой трачу около 8 тысяч. Я хожу на маникюр и педикюр, делаю наращивание ресниц. Сейчас я стала стараться экономить на косметике, понимаю, что крем за 5 тысяч мне особо и не нужен в 25 лет, можно и натуральную российскую косметику купить. Единственное, от чего никогда не откажусь, — пластыри Compeed. У меня такое строение стопы, что натирает практически любая обувь. А эти пластыри отлично помогают, я их заказываю в интернете сразу на 2 тысячи.

Одежду я покупаю стихийно: увидела сумку, в голове щелкнуло «хочу не могу!» — и 30 тысяч как не бывало. Многие дорогостоящие вещи я покупаю в кредит. Потому 5–10 тысяч я трачу потом на закрытие своих кредитов.

Какие-то большие покупки вроде шубы или телефона я сама не делаю, подобные вещи мне дарят либо мой мужчина, либо брат, либо отец. Я пользуюсь всякими женскими уловками: намекаю, как эта вещь помогла бы мне, как сделала бы удобнее мою жизнь. На отдых и развлечения тоже тратиться не приходится. Просто так было принято в моей семье: и отец, и старший брат всегда платили за женщин в своем окружении. Я часто летаю в родной город. Цена на билеты обычно в районе 3 500 рублей, но платить, опять же, приходится не мне.

Работа Заместитель управляющего ресторана Москва

1-20 из 12338 результатов

Получать новые вакансии на почту

Заместитель управляющего

80 000 — 100 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Помощник ( заместитель) управляющего клубом

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего гипермаркетом

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Менеджер ресторана/заместитель управляющего

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Управляющий ресторана

Ресторанная группа .DREAMTEAM

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего магазина

65 000 — 81 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего магазином

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего магазином

45 000 — 90 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего магазином

65 000 — 81 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего мясным производством

JCat, сервис размещения объявлений

60 000 — 75 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего гостиницы

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Управляющий / Менеджер ресторана

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего с медицинским образование

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Управляющий в ресторан

85 000 — 100 000 руб.

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Заместитель управляющего ресторана

Ресторанная группа .DREAMTEAM

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Управляющий ресторана

Smoke BBQ Moscow

Полезная ли была для вас вакансия?

Пожалуйста, опишите проблему

Директор- управляющий ресторана

90 000 — 100 000 руб.

Полный цикл организации работы ресторана Поиск, подбор, обучение персонала, оформление в штат. Постоянный мониторинг . . пользователь ПК Знание Р-кипер, ворд, эксель Умение управлять персоналом Креативность, стрессоустойчивость, высокая работоспособность .

Быть в авторитете. У подчиненных

Будучи управленцем, вы являетесь начальником, но если весь ваш вид говорит: «Я лучше, чем все вокруг» или идет неоправданное давление на подчиненных, то у последних может появиться либо желание сопротивляться, либо отторжение. У американцев есть поговорка: «Укажи, что мне делать, и я скажу, куда тебе идти; попроси меня, и я сделаю». Развивайте отношение к людям по модели «Я — ваш помощник»

Управление качеством услуг

Это провокация

Семья — бизнес-ресурс и источник вдохновения

Вернемся же к вопросу о том, как новому руководителю заработать авторитет.

Вот примерный портрет грамотного и внушающего доверие управленца, с точки зрения подчиненных:
• является знающим специалистом;
• доступен для общения с подчиненными;
• дает подчиненным обратную связь об их работе;
• обращается с подчиненными с уважением;
• доводит до сведения подчиненных цели организации в понятной форме;
• пользуется доверием подчиненных;
• создает эффективную команду.

Не менее важно для успешного руководителя найти общий язык с вышестоящим начальством, у которого также есть список характеристик, необходимых новичку для эффективной работы:
• контролирует работу подчиненных;
• принимает решения и разрешает проблемы;
• планирует и распределяет работу;
• устанавливает стандарты;
• определяет вклад каждого сотрудника в процесс работы;
• налаживает формальное и неформальное общение в коллективе.

Делай как я

Каким должен быть по-настоящему эффективный руководитель? Надо выработать собственные правила поведения и четко их придерживаться.

1. Показывайте положительный пример.
Управляющий ресторана в один прекрасный день ввел принцип чистого стола, при этом у него на рабочем месте продолжалось то, что он гордо именовал «творческим беспорядком». Нетрудно догадаться, что подчиненные, начавшие было придерживаться нового правила, через какое-то время тоже перестали следить за своими столами.

2. Будьте на работе вовремя. Расхожий российский анекдот о том, что «начальник не опаздывает, начальник задерживается», хорош только для того, чтобы посмеяться за столом.

3. Не уходите на долгие перерывы.
Менеджер смены ресторана подошла к бармену за стойкой и сказала, причем достаточно громко: «Я ушла. Если позвонит начальство, ты знаешь, что сказать. Например, меня вызвали в СЭС». Нетрудно догадаться, как будет относиться персонал к такому управленцу и как сами сотрудники станут себя вести.

4. Не делайте посторонние дела на рабочем месте; не уносите вещи домой без специального разрешения.

5. Держите слово.
Руководитель ночного клуба, который обладал несомненными достоинствами, имел один, но существенный недостаток — он давал подчиненным обещания, причем верил сам в то, что обязательно их выполнит в установленные сроки. Однако время шло, а персонал ждал: кто-то — пересмотра зарплаты, второй — реакции на свои идеи по поводу вечеринки, третий — подписания счета на покупку оборудования и т.д. В результате сотрудник, не дождавшийся обещанного разговора о финансах, уволился, другой перешел на должность арт-директора к конкурентам, а неподписанный счет на технику стал причиной крайне некачественного звука во время выступления известной группы, разочарования со стороны публики и негативного отношения самих музыкантов к заведению впоследствии.

6. Признавайте, когда вы не правы; не сплетничайте.

Что нужно запомнить начинающему управленцу для того, чтобы становление в роли руководителя происходило менее болезненно? В сущности, задайте себе вопрос, какого руководителя хотели бы иметь вы. И попробуйте стать им сами:
• Развивайте отношения с начальством, подчиненными, партнерами и другими людьми, вовлеченными в сферу интересов компании, на которую вы работаете.
• Медленно, продуманно и с осторожностью вводите изменения. Не рубите сплеча.
• Делегируйте полномочия. У вас есть подчиненные, потому что вы не в состоянии один выполнить всю необходимую работу.
• Развивайте ситуационное лидерство. Нет двух одинаковых людей и идентичных ситуаций. Сначала разбирайтесь, как вы должны повести себя, а затем переходите к действиям.
• Создавайте климат, в котором ваши сотрудники не боятся провала. Это не значит, что надо закрывать глаза на любое поведение подчиненных, но необходимо руководствоваться правилом, что каждый имеет право на ошибку. Ваша задача — вместе разобраться в причинах произошедшего и понять, как не допустить повторения ошибки, а не «тыкать носом» провинившегося сотрудника при каждом удобном случае.

Многое в работе предприятия зависит от того, как складывается диалог между руководителем и подчиненным. Существуют две категории отношений — директивные и поддерживающие.

Директивные отношения характеризуются тем, что руководитель концентрируется на управлении и контроле поведения сотрудников, чтобы быть уверенным в том, что работа выполняется правильно. Он говорит подчиненным, что, когда, где и как делать, и следит за выполнением указаний.

Поддерживающие отношения характеризуются тем, что руководитель концентрируется на вдохновении и мотивации подчиненных, объясняет и выслушивает точку зрения подчиненных, помогая им принимать собственные решения.

Какой тип отношений выбрать в той или иной ситуации? Ответ на этот вопрос зависит от двух факторов. Прежде всего возможности подчиненных. Обладают ли они достаточным опытом, образованием, навыками и т.д., чтобы выполнять работу самостоятельно? И второе — мотивация. Хотят ли сотрудники выполнять работу? Будут ли они ее делать без поддержки и подбадривания руководителя?

Стиль единоруководства

Становится очевидным, что единого стиля руководства, подходящего под все без исключения ситуации, не существует. Поэтому необходимо рассмотреть, когда какой стиль управления следует применять. Рассмотрим четыре основные манеры поведения, дающие нам представление о возможных действиях начальства:

1. Авторитарный стиль характеризуется тем, что руководитель принимает решения без участия подчиненных. Стиль применяется в том случае, когда способности персонала достаточно ограничены. К примеру, если новичок устраивается на работу, то сначала его всему обучают, и только затем он становится более самостоятельным. В ситуации кризиса возможности подчиненных также ограничены, и руководителю лучше взять управление и ответственность на себя, чтобы избежать паники и неразберихи.

Многим собственникам бизнеса, отошедшим от дел, во время кризиса 2009 года пришлось снова взять управление компаниями на себя, причем с применением авторитарного стиля руководства и принятием на себя ответственности за последствия собственных решений.

2. Консультативный стиль — руководитель, делая выбор действий, может консультироваться с подчиненными, но ему принадлежит принятие финального решения. Когда заключение принято, с учетом мнения подчиненных или без, глава подразделения направляет и контролирует выполнение работ. Данный стиль применяется в случае, если подчиненные обладают умеренными способностями. Управленец дает конкретные инструкции и фиксирует основные стадии выполнения задания. В то же время он объясняет подчиненному, почему все необходимо сделать именно так, а не иначе, и отвечает на вопросы подчиненных. Руководителю приходится работать над отношениями, поскольку ему нужно «продать» преимущества выполнения работы именно таким образом, какой он считает правильным. Этот стиль хорош в ситуациях, когда высший менеджмент готов выслушать подчиненных и учесть их мнение, но не считает, что они способны самостоятельно справиться с задачей.

Когда управляющий ресторана выставляет коэффициент трудового участия каждому сотруднику, то он, несомненно, спрашивает менеджеров смены об их мнении по поводу отработанного месяца. Однако конечные показатели управляющий выставляет сам, чтобы избежать фаворитизма и однобокости в суждениях менеджеров, которые работают каждый в свою смену и не могут видеть всю картину в целом.

3. Участвующий стиль выделяется тем, что подчиненному разрешается выполнять все самому в пределах полномочий, выданных руководителем, либо советоваться с ним. Он применяется в работе с теми, кто обладает достаточно высоким уровнем способностей. Общаясь с сотрудниками, управленец дает общие инструкции, не затрачивая много времени на контроль выполнения работы; подчиненным предоставляется возможность делать все так, как они хотят, концентрируя внимание на конечном результате. Руководитель поддерживает подчиненных, подбадривает их и повышает в них уверенность в себе. Если нужно что-то сделать, менеджер не говорит, как именно, но спрашивает ответственного, как тот собирается выполнять работу.

Примером применения участвующего стиля может служить составление графика выходов на работу менеджерами смены в ресторане. Руководителю важно, чтобы сотрудники были довольны, а количество рабочих часов не зашкаливало за разумную норму, которая соответствует желаемой рентабельности. При этом персонала должно быть столько, чтобы клиенты не испытывали дискомфорта и получали адекватный сервис. Если все перечисленные условия соблюдаются, директор магазина или ресторана вполне может применять к своему подчиненному участвующий стиль руководства.

4. Попустительский стиль характеризуется тем, что достаточно только поставить задачу перед подчиненными, которым дана возможность действовать на свое усмотрение в рамках предоставленных возможностей. Такой подход действен при руководстве подчиненными с выдающимися способностями. Руководитель отвечает на их вопросы (если они возникают), но предоставляет минимум инструкций. Эти сотрудники высоко мотивированы и редко нуждаются в поддержке. Попустительский стиль зачастую приходится применять в областях, где важна креативность.

Если хорошему шеф-повару ставится задача сделать спецпредложение, то управляющему не стоит контролировать каждый шаг специалиста. В случае чрезмерной опеки можно демотивировать его и лишить желания творить что-то новое и неординарное.

Главное, что должен понять каждый руководитель: нет хороших или плохих стилей управления, как и не существует универсального рецепта на все случаи жизни. Каждая ситуация, любой коллектив индивидуальны, значит, таковым должен быть и подход управленца к выбору своего стиля.

Офис-менеджер как настоящий офисный хозяйственник

В целях оптимизации офисной деятельности, повышения эффективности труда и продуктивности выполнения поставленных перед работниками задач, узкие специалисты должны быть освобождены от лишней работы. И для этого, на рубеже веков в российских компаниях начали появляться должности офис-менеджеров.

Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!

Офисный менеджер – планктон или управленец?

Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.

Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.

Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.

По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.

Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:

  • Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
  • Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
  • Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
  • Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
  • Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.

Часто, эти обязанности урезаются и смешиваются с функциями других специалистов, например, с кадровой, бухгалтерской или иной работой.

Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?

Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.

В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.

Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.

В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы. Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.

К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.

Такая инициатива со стороны офис-менеджера, когда директор действительно будет нуждаться в помощи, точно будет воспринята положительно. Однако прибавки к жалованию можно добиться не только при увеличении нагрузки, но и при качественном выполнении своих непосредственных обязанностей.

Идеальный сотрудник – достойная зарплата

Очевидно, что уровень дохода офис-менеджера прямо пропорционален его эффективности в качестве организатора офисного досуга и работы компании. Поскольку его работа не предполагает конкретных результативных показателей, получить прибавку в условиях экономического кризиса чрезвычайно сложно. Лишь в единичных случаях, размер заработной платы соответствует ожиданиям офисного специалиста – на действительно достойные зарплаты стоит рассчитывать лишь в крупных компаниях с именем, где работа на такой должности действительно высоко цениться.

В подавляющем же большинстве случаев, по данным Карьерист.ру, зарплата офис-менеджера не превышает 25–35 тыс. рублей. А поэтому для ее повышения до более-менее достойного уровня нужно оптимизировать все свои усилия и стать незаменимым для офиса работником. Изначально для этого нужно обладать базовым «пакетом» профессиональных характеристик, среди которых:

  • Личные качества. Наиболее востребованными будут самоорганизация, стрессоустойчивость, коммуникативность, тактичность, деловой этикет, способность принимать оперативные решения в проблемных ситуациях и т.д.
  • Опыт работы. Проявить себя на должности офис-менеджера, с учетом того, что эта работа рутинная и практически незаметна, сможет только специалист, проработавший в компании не менее 1-2 лет.
  • Образование. Высшее образование для данной должности не является обязательным, однако его наличие будет говорить про дополнительные знания и потенциальные возможности, что прибавляет ценности специалисту.
  • Дополнительные навыки. Как ни странно, но они впоследствии и могут стать решающим факторов при решении вопроса о повышении зарплаты. Например, безупречное владение офисным пакетом программ для ПК, высокая скорость набора текста или совершенное знание английского языка позволят просить прибавку как минимум в 15–20%, а возможно даже и выше.

Обладая такой базой, важно выполнять свою работу добросовестно и безупречно на протяжении всего трудового пути – при наличии «косяков» едва ли стоит даже пытаться просить прибавки, эффект может быть прямо противоположным. При этом офис-менеджеру важно оставаться всегда на виду, как у коллег, так и у руководства – весь кабинетный персонал должен наблюдать воистину титанические усилия и напряженность офисного хозяйственника при выполнении им организационно-распорядительных и снабженческих функций.

Ни одна офисная проблема не должна быть решена без воли, помощи или распоряжения офис-менеджера – коллеги должны чувствовать его нужность в коллективе и заинтересованность, как в превосходном специалисте.

И если менеджеру действительно удастся проявить себя в качестве незаменимого офисного хозяйственника, то он действительно сможет рассчитывать на повышение жалования, поводом для просьбы которого может стать, например, чрезмерная нагрузка или ее несоответствие уровню зарплаты.

Иного способа для получения повышения, кроме как стать действительно идеальным офис-менеджером, в такой профессии попросту не существует. В качестве дополнительного аргумента могут выступить пройденные административные тренинги или курсы повышения квалификации, однако без проявления своей важности и веса как незаменимого работника, добиться желаемого уровня зарплаты не получится.

Ссылка на основную публикацию